Năm 2022, tôi ngồi một mình trong văn phòng UPO lúc 11 giờ đêm.
Không phải vì tôi chăm chỉ. Mà vì tôi không biết phải về nhà làm gì khi trong đầu đang chạy đồng thời 47 việc chưa xong.
Tháng đó, co-founder của tôi vừa nói câu mà tôi không ngờ: “Anh ơi, em nghĩ chúng ta không còn cùng hướng nữa.” Hai tuần sau, người quản lý vận hành — người tôi đào tạo 2 năm — gửi đơn xin nghỉ. Một tháng sau nữa, chi nhánh thứ ba của UPO đóng cửa.
Tôi không sụp đổ theo kiểu khóc lóc hay tuyệt vọng. Tôi sụp đổ theo kiểu chậm hơn và nguy hiểm hơn: tôi tiếp tục làm việc như không có gì xảy ra, nhưng làm tất cả mọi thứ một mình.
Đó là sai lầm tốn kém nhất trong 5 năm làm doanh nhân của tôi.
Cái bẫy mà tôi không nhìn thấy
Nhìn lại bây giờ, tôi hiểu vấn đề rõ hơn. Nhưng khi đang ở trong đó, tôi không nhìn thấy gì cả.
Tôi nghĩ mình đang “gánh team”. Thực ra, tôi đang làm thay team vì không có hệ thống để team làm được mà không cần tôi.
Mỗi sáng tôi xử lý 30–40 tin nhắn từ giáo viên, phụ huynh, nhân viên vận hành. Mỗi tuần tôi duyệt lịch dạy, kiểm tra giáo án, xử lý khiếu nại, họp với đối tác. Mỗi tháng tôi viết báo cáo, phân tích dữ liệu học viên, lên kế hoạch marketing.
Không phải vì tôi không có người giúp. Mà vì không ai biết phải làm thế nào nếu không hỏi tôi trước.
Trong 15 năm nghiên cứu và đào tạo về văn hoá doanh nghiệp, tôi đã nói với hàng trăm chủ doanh nghiệp rằng: “Nếu công ty của anh không thể chạy được 2 tuần khi anh vắng mặt, thì anh đang làm thuê cho chính mình.”
Rồi tôi ngồi trong văn phòng lúc 11 giờ đêm và nhận ra mình đang mô tả chính xác thực trạng của mình.
Khoảnh khắc tôi không ngờ
Đầu năm 2024, một người bạn — CEO của một công ty công nghệ — nhắn cho tôi: “Mày thử ABS của Nguyễn Tất Kiểm chưa?”
Tôi thử vì tò mò, không phải vì kỳ vọng gì.
Và tôi nhớ mãi cảm giác lần đầu tiên Claude viết lại một quy trình tiếp nhận học viên của UPO dựa trên những ghi chú tôi đã tích lũy 3 năm — trong 8 phút.
Không phải vì nó “thông minh”. Mà vì lần đầu tiên tôi nhìn thấy toàn bộ quy trình đó được viết ra bên ngoài đầu tôi, có cấu trúc, có thể đọc được, có thể trao tay cho người khác.
Tôi đã giữ 3 năm kiến thức đó trong đầu vì không có thời gian viết ra. AI cho tôi thời gian đó — không phải bằng cách làm nhanh hơn, mà bằng cách làm thay những việc không cần tôi phải làm.
Điều AI không làm được — và tôi phải nói thẳng
Nhiều người hỏi tôi: “Anh dùng AI thì UPO phục hồi được không?”
Tôi trả lời thật: không hoàn toàn.
AI không phục hồi niềm tin đã mất với co-founder. AI không giữ lại người quản lý đã quyết định đi. AI không bù đắp được những tháng tôi ra quyết định sai về mô hình mở rộng.
Nhưng AI làm được điều này: nó cho tôi thấy rõ hơn những gì tôi đã làm sai, tại sao tôi đã làm sai, và làm thế nào để không lặp lại.
Khi tôi dùng AI để map toàn bộ quy trình vận hành UPO — thứ tôi chưa bao giờ có thời gian làm — tôi nhìn thấy 11 điểm nghẽn mà 3 năm trước tôi chỉ “cảm giác” là có vấn đề mà không thể chỉ ra cụ thể.
Điểm nghẽn số 1: không có quy trình onboarding giáo viên chuẩn. Mỗi người được đào tạo theo cách tôi có thể, không theo cách công ty cần.
Đó là lý do khi tôi vắng mặt, chất lượng giảng dạy dao động. Đó là lý do khi một giáo viên nghỉ, kiến thức mang đi luôn. Đó là lý do tôi phải ở lại văn phòng lúc 11 giờ đêm.
Tôi không cần AI để biết điều này. Tôi cần AI để nhìn thấy nó đủ rõ để bắt đầu sửa.
Bài học tôi muốn bạn mang về
Tôi đã đào tạo văn hoá doanh nghiệp cho nhiều tập đoàn lớn. Tôi đã đứng trên sân khấu nói về hệ thống và quy trình trước hàng trăm doanh nhân. Nhưng tôi học bài học đắt nhất về hệ thống không phải trên sân khấu — mà trong những đêm ngồi một mình với 47 việc chưa xong.
AI không phải phép màu. Nó không tự nhiên tạo ra hệ thống cho bạn.
Nhưng nếu bạn đã sẵn sàng nhìn thẳng vào cách mình đang vận hành — kể cả những phần xấu xí nhất — AI là công cụ làm cho quá trình đó nhanh hơn, rõ hơn, và ít tốn kém hơn so với việc học từ thất bại như tôi đã làm.
Tôi mất 3 năm và không ít tiền để học điều đó. Bạn không cần phải mất nhiều như vậy.
Lê Đặng Minh Nhật — CEO & Trainer tại UPO và POLA Anh ngữ, Nha Trang. Hơn 5 năm khởi nghiệp, đào tạo văn hoá doanh nghiệp cho nhiều tập đoàn và SME tại Việt Nam, người sáng lập chương trình AI Tinh Gọn.
Liên quan
- dam-me · kien-thuc-dac-thu · ky-nang — nguồn Inner World cho bài này
- blog-02-2000-nguoi-nguyen-nhan-goc-re-sme — bài tiếp theo trong series
0 Bình luận